Síntesis Semana 5: Partes Básicas de la Organización y los Fundamentos de la Estructura

Síntesis Semana 5

Capitulo 3

Las Partes Básicas de la Organización y los Fundamentos de la Estructura

Este capítulo contempla los diferentes aspectos de la estructura de la organización. Esta estructura incluye cosas como cantidad de departamentos, el tramo de control, y la medida en que la organización está formalizada o centralizada.

La estructura de la organización se refleja o representa en el organigrama. Éste es la representación gráfica de todo un conjunto de actividades y procesos subyacentes en una organización.

Los componentes claves en la definición de Estructura de la Organización son los siguientes:

1.        La estructura de la organización designa las relaciones formales de reporte, incluso el número de niveles en la estructura jerárquica y el tramo de control de gerentes y supervisores.

2.  La estructura de la organización identifica el agrupamiento de individuos en departamentos y de estos en la organización total.

3.   La estructura de la organización incluye el diseño de sistemas para asegurar la comunicación, coordinación e integración efectivas de esfuerzos en todos los departamentos.

Los tres elementos de la estructura corresponden tanto a los aspectos verticales como los horizontales de la organización.

Las estrategias, cuando se formulan para obtener una ventaja en el mercado, los líderes diseñan o rediseñan la estructura a fin de coordinar las actividades organizacionales de modo que se alcance mejor esa ventaja.

Variables contextuales organizacionales que influyen en la estructura

Este diagrama ilustra el diseño estructural y cómo está influido por el entorno, los objetivos, la tecnología y el tamaño. Como ya conocemos, un entorno puede ser estable o inestable, las metas y estrategias de la organización pueden hacer hincapié en la eficiencia interna o en la adaptación de los mercados externos, las tecnologías de producción pueden ser rutinarias o no rutinarias, y el tamaño de una organización puede ser grande o pequeño.

Por otra parte, hay que tener en cuenta que la estructura debe ajustarse a los requerimientos de información de la organización. Si no lo hace, la gente tendrá muy poca información o necesitará tiempo para procesar información irrelevante para sus tareas, lo que reduce la efectividad.

Existen dos enlaces de comunicación en una organización:

a.   Enlaces de la información vertical

Se usan para coordinar las actividades entre las partes superiores e inferiores de una organización. Este se caracteriza por:

·         Referencia Jerárquica: alude a la cadena de mando en la organización.

·         Normatividad y planes: las reglas constituyen una fuente de información estándar que permite que el personal se coordine sin verse obligado a comunicarse en relación con cada tarea.

·         Agregar puestos a la jerarquía: en las organizaciones crecientes o cambiantes, pueden requerirse enlaces verticales adicionales.

·         Sistemas de información vertical: incluyen reportes periódicos, información estricta y comunicaciones basadas en computadora distribuida a los gerentes. Estos sistemas hacen que la comunicación suba y baje por la estructura de una manera más eficiente.

b.   Enlaces de la Información Horizontal

Se refieren al volumen de comunicación y coordinación horizontales entre los departamentos de la organización.

Se caracteriza por:

·         Sistemas de información transfuncionales.

·         Contacto directo.

·         Fuerzas de tareas.

·         Integrador de tiempo completo.

·         Equipos.

Otro aspecto fundamental dentro de la estructura organizacional, son las opciones para su diseño, el cual abarca los siguientes puntos:

                                                              

1.    Definición de Actividades de Trabajo: Se lleva a cabo mediante la creación de departamentos específicos, pues, es una forma de lograr tareas que parecen valiosas para que la organización alcance sus metas.

2.    Líneas de Reporte: También llamadas cadenas de mando. Es una línea continua de autoridad que liga todas las personas de una organización y muestra quién reporta a quién.

3.    Opciones de Agrupamiento Departamental: Tiene impacto en los empleados porque comparte un supervisor y recursos comunes, son responsables del desempeño y tienden a identificarse y colaborar.

·         Agrupamiento Funcional.

·         Agrupamiento Divisional.

·         Agrupamiento Geográfico.

·         Agrupamiento de Enfoque múltiple.

El diseño estructural se clasifica de la siguiente manera:

-   Estructura Funcional: En una estructura funcional las actividades se reúnen por funciones comunes desde la base hasta la cima de la organización.

-     Estructura Funcional con Enlaces Horizontales: Hoy día, existe una tendencia hacia estructuras más horizontales y planas, a causa del ambiente incierto. La coordinación horizontal se mejora empleando sistemas de información, contacto directo entre departamentos, fuerzas de tarea o equipos entre otros.

-   Estructura Divisional: Con esta estructura las divisiones se pueden organizar de acuerdo con los productos, servicios, grupos de productos, grandes proyectos o programas, divisiones, negocios o centros de utilidades. Se caracteriza porque el - agrupamiento se basa en los productos de la organización.

-    Estructura Geográfica: Indica que cada organización de cualquier región o país puede tener diferentes gustos y necesidades, y que cada unidad geográfica incluye todas las funciones requeridas para producir y vender productos en esa zona.

ESTRUCTURA HÍBRIDA

Un criterio estructural que combina características con enfoque de “productos y función” y “producto y geografía” recibe el nombre de estructura híbrida.

ESTRUCTURA MATRICIAL

Es otra forma de enfocarse en los resultados múltiples. Y sus funciones claves son:

-          Líder máximo.

-          Jefe matricial.

-          Empleados con dos jefes

Por último, se exponen los síntomas de la deficiencia estructural en una organización. Como regla general, cuando la estructura organizacional no corresponde a las necesidades de la empresa, aparecen uno o más de los siguientes síntomas de deficiencia estructural:

-          La toma de decisiones se demora o carece de calidad.

-          La organización no responde en forma innovadora un entorno cambiante.

-          Es evidente que hay mucho conflicto.