Síntesis Semana 7: Uso de la Tecnología de Información para la Coordinación y el Control

Síntesis Semana 7

Capitulo 8

Uso de la Tecnología de Información para la Coordinación y el Control

Este capítulo inicia considerando los sistemas de tecnología de la información aplicada a las operaciones organizacionales y después examina la forma en que se utiliza dicha tecnología para la toma de decisiones y el control de la organización. 

En las siguientes secciones se  consideran la forma en que la tecnología de información puede añadir un valor estratégico mediante la utilización de aplicaciones de coordinación interna, como las intranets, la planeación de recursos empresariales y los sistemas de administración del conocimiento, así como de las aplicaciones para la coordinación y la colaboración externas, como las extranets, los sistemas de relaciones con el cliente, e – business y la empresa integrada. La última sección del capítulo presenta una perspectiva general de la forma en que la tecnología de la información afecta el diseño organizacional y las relaciones interorganizacionales.

Información para la toma de decisiones y el control

Los sistemas de información gerencial, incluidos los de reporte de la información, los de apoyo a las decisiones y los de información ejecutiva, facilitan una toma de decisiones rápida y efectiva. Estos sistemas informativos son:

Para la toma de decisiones:

·         SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL: (MIS por sus siglas en inglés) es un sistema basado en la computadora que proporciona información y apoyo para la toma de decisiones gerenciales. Este sistema está respaldado por los sistemas de procesamiento de transacciones de la organización y por las bases de datos organizacionales y externas. El sistema de reporte de la información, la forma más común del MIS, proporciona a los gerentes de nivel medio reportes que resumen los datos y apoyan la toma de decisiones cotidiana.

·         SISTEMAS DE INFORMACIÓN EJECUTIVA: (EIS, por sus siglas en Inglés) es un nivel más alto de aplicación que facilita la toma de decisiones en los niveles más altos de la gerencia. Estos sistemas se basan en un software que puede convertir grandes cantidades de datos complejos en la información pertinente y proporcionarla a los gerentes en el nivel superior de forma oportuna.

·         SISTEMAS DE APOYO DE LAS DECISIONES: (DSS, por sus siglas en inglés), proporciona beneficios específicos a los gerentes en todos los niveles de la organización. Esos sistemas interactivos basados en la computadora dependen de modelos de decisión y de bases de datos integradas. Utilizando el software de apoyo de decisiones, los usuarios pueden plantear una serie de preguntas de qué sucederá si, para poner a prueba las posibles alternativas. Con base en los supuestos utilizados en el software, o especificados por el usuario, los gerentes pueden explorar varias alternativas y obtener una información que los ayude a elegir la alternativa que quizá tendrá el mejor resultado.

Para el control:

·       SISTEMAS DE CONTROL DE RETRO – ALIMENTACIÓN: Los sistemas de control eficaces implican el uso de la retroalimentación a fin de determinar si el desempeño organizacional cumple con los estándares establecidos que ayuden a la organización a alcanzar sus metas. El ciclo de control incluye el establecimiento de metas estratégicas para los departamentos o para la organización como un todo, el establecimiento de métricas y estándares del desempeño, la comparación de las métricas del desempeño real con los estándares y la corrección o el cambio de las actividades según sea necesario. El control de la retroalimentación ayuda a los gerentes a hacer ajustes necesarios en las actividades de trabajo, los estándares de desempeño o las metas, con el fin de ayudar a la organización a tener éxito.

·         BALANCED SCORECARD

·         SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO: se definen ampliamente como las rutinas formales, los reportes y los procedimientos que utilizan la información para mantener o alterar los patrones en las actividades organizacionales. Estos sistemas de control de la retroalimentación incluyen las actividades basadas en la información formalizada para la planeación, el cálculo del presupuesto, la evaluación del desempeño, la asignación de recursos y las recompensas de os empleados.

Los gerentes consideran tanto el control de la organización en general como el control de los departamentos, los equipos y las personas. El control también es un aspecto importante en el nivel operativo más bajo, donde los gerentes de departamento y los supervisores se enfocan en el desempeño de los equipos y de los empleados en lo individual.

-    Nivel Organizacional: BALANCED SCORECARD: Es un sistema de control administrativo muy completo que equilibra las medidas financieras tradicionales con las medidas operativas relacionadas con los factores críticos de éxito de una empresa.

- Nivel Departamental: CONTROL DEL COMPORTAMIENTO FRENTE A CONTROL DEL RESULTADO: Se basa en la observación por parte del gerente de las acciones de los empleados, para ver si la persona sigue los procedimientos deseados y desempeña las tareas como se lo indicaron.

ADICION DE VALOR ESTRATEGICO

Las principales aplicaciones de la tecnología de la información para la coordinación interna son las intranets, las herramientas Web 2.0, los sistemas de administración del conocimiento y la planeación de los recursos empresariales (ERP).

1.    Fortalecimiento de la Coordinación Interna

Las principales aplicaciones de la tecnología de la información para la coordinación interna son:

v  INTRANETS: La creación de redes o networking, que vincula a las personas y los departamentos dentro de un edificio particular o con las oficinas corporativas, permitiéndoles compartir información y cooperar en proyectos, se ha convertido en una importante herramienta.

v  HERRMIENTAS WEB 2.0: los servicios web se refieren a una variedad de software que les facilita a las personas intercambiar información y hacer operaciones de negocios a través de internet.

v  ADMINISTRACION DEL CONOCIMIENTO: es una nueva forma de pensar acerca de organizar y compartir los recursos intelectuales y creativos de una organización.

v  PLANEACION DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES (ERP): estos sistemas recaban, procesan y proporcionan información acerca de todas las iniciativas de una empresa, como procesamiento de pedidos, diseños de productos, compras, inventario, manufactura, etc.

2.    Fortalecimiento de la Coordinación Externa

Una extranet es un sistema de comunicación externa que utiliza internet y se comparte entre dos o más organizaciones. Cada organización mueve ciertos datos  fuera de su intranet privada, pero pone los datos sólo a disposición de las otras empresas que comparten la extranet.

v  La Empresa Integrada

Es una organización que utiliza tecnología de la información avanzada para permitir una estrecha coordinación dentro de la empresa, así como proveedores, clientes y socios.

a.     Enlaces de la Información: la aplicación de los sistemas de la cadena de suministro permite que las organizaciones logren un equilibrio adecuado de niveles bajos de inventario y capacidad de respuesta hacia el cliente.

b.     Relaciones Horizontales: el propósito de integrar la cadena de suministro es que todos trabajen en estrecha colaboración, avanzando en las filas cerradas para satisfacer las demandas del cliente en cuanto al producto y el tiempo.

v  Relaciones con el Cliente

El fortalecimiento de las relaciones con el cliente es de un interés particular para muchas organizaciones y, con este propósito, los gerentes aplican una variedad de herramientas de TI. Un enfoque es utilizar los sistemas de administración de las relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés). Estos sistemas ayudan a las empresas a hacer seguimiento de las interacciones de los clientes con la empresa y permiten que los empleados puedan ver registros de ventas y servicio pasados, los pedidos pendientes o los problemas no resueltos.

DISEÑO ORGANIZACIONAL DE E – BUSINESS

E-business se puede definir como cualquier negocio que tiene lugar mediante procesos electrónicos a través de una red de computadora, en vez de que ocurra en un espacio físico.

v  División Interna: Ofrece una estrecha integración entre la operación en internet y la operación  tradicional de la organización.

v  Spin off: las ventajas de una Spin – off incluyen una toma de decisiones más rápida, con más flexibilidad, y capacidad de respuesta a las condiciones cambiantes del mercado, una cultura emprendedora y una administración totalmente enfocada en el éxito de la operación en línea.

v  Sociedad Estratégica: las sociedades ofrecen un terreno intermedio, permitiendo que las organizaciones obtengan algunas de las ventajas y superen algunas desventajas de las opciones puramente internas o de spin – off.

Finalmente se menciona el impacto de la tecnología de información en el diseño organizacional. Se comenta que en años recientes, los avances en la tecnología de la información han tenido un mayor impacto en la mayoría de las organizaciones. Algunas implicaciones específicas de estos avances para el diseño organizacional son:

1.    Organizaciones más pequeñas.

2.    Estructuras descentralizadas de la organización.

3.    Coordinación horizontal mejorada.

4.    Relaciones interorganizacionales mejoradas.

5.    Estructuras mejoradas de red.